3.1. Kā veiksmīgi pārvaldīt tāldarba procesu uzņēmumā

Ja kāds no uzņēmuma darbiniekiem ir izteicis vēlmi strādāt attālināti, neatsakiet, bet pārdomājiet, kā iekļaut tāldarbinieku uzņēmuma mērķu sasniegšanā. Efektīvi pārvaldot darba procesus, tāldarbs uzlabos uzņēmuma produktivitāti.

3.1.1. Noskaidrojiet, kāda ir uzņēmuma tāldarba politika

Izpētiet, kādi punkti ir iekļauti uzņēmuma tāldarba politikā!

Sāciet ar to, ka noskaidrojiet, kāda ir uzņēmuma tāldarba politika. Parasti galvenie punkti, ko ietver tāldarba politikas dokumenti, attiecas uz

• atalgojumu un darba stundām,
• nosacījumiem, kādiem darbiniekam un tā darba pienākumiem jāatbilst, lai strādātu tāldarbu,
• aprīkojumu, darbam nepieciešamo tehnisko nodrošinājumu, programatūru, resursiem,
• darba vietu, kur strādās darbinieks attālināti,
• atbalstu no biroja,
• atbildībām,
• savstarpējās komunikācijas nodrošināšanu,
• atskaitēm par paveikto,
• drošības jautājumiem.

Ko darīt, ja uzņēmumam nav tāldarba politikas?

Ja uzņēmumam nav iepriekš noteikta kārtība par tāldarbu, tad vismaz galvenie kārtības punkti Jums būs jāizstrādā pašam.

Pamatnoteikumi tāldarba kārtībā attiecas uz darbinieku darba ieradumiem un darba uzdevumu piemērotību tāldarbam.

Parasti ne visi darba pienākumi vienam darbiniekam ir veicami attālināti. Tāpēc sašķirojiet pienākumus 2 daļās: pienākumus, kurus var veikt attālināti un pienākumi, kuru veikšanai ir jābūt birojā. (Saite uz amatiem, kas ir piemēroti tāldarbam). Tas Jums palīdzes, kad būs jāizvērtē konkrēta darbinieka piedāvājums par tāldarbu. Par tāldarbiniekam atbilstošajiem darba ieradumies skatīt nodaļu (vai es atbilstu tāldarbam?). Vēl tomēr jāņem vērā, vai tāldarbiniekam ir piemērota vieta, kur strādāt: mājās vai tāldarba centrā? (skatīt iepriekš. nod.)

Ja uzņēmumam līdz šim nav bijusi tāldarba politika, iespējams, ka tagad ir iemesls ierosināt tās izstrādi:

• Piemērs tāldarba politikai (anglu val.),
• Mācību līdzeklis kā izveidot tāldarba politiku.

3.1.2. Nosakiet darbinieka atbilstību tāldarbam

Kad esiet iepazinies ar tāldarba noteikumiem uzņēmumā, nosakiet vai darbinieks, kurš vēlas strādāt tāldarbu tam atbilst.

Nosakiet attieksmi pret darbu!

Nosakiet vai tāldarbinieka attieksme pret darbu ir piemērota, lai viņš varētu pildīt savus pienākumus bez vadītāja ikdienas klātienes kontroles? Vai darbiniekam var uzticēties? Vai darbinieks pienākumus veic ar iniciatīvu? Darbinieks ir piemērots, lai strādātu tāldarbu, ja labi pārzina savus darba pienākumus, ir neatkarīgs savu pienākumu izpildē, pašdisciplinēts.

Nosakiet tāldarbinieka zināšanu līmeni!

Vai zināšanu līmenis ir pietiekams, lai viņš strādātu viens bez pastāvīgas uzraudzības un atbalsta? Cik ilga ir darbinieka pieredze, veicot konkrētos pienākumus? Vai ir bijuši pēdējā laikā kādi škēršļi, kas lieguši darbiniekam veikt pienākumus?

Darbinieks ir piemērots, ja pārzina labi ne tikai savus tiešos darba pienākumus, viņam jābūt labām zināšanām kā komunicēt ar citiem.

Vai darbinieka darba pienākumi ir paveicami atttālināti?

Vai vispār darbinieka darba uzdevumi ir paveicami attālināti? Vai darbiniekam ir pieejams atbilstošs mājas birojs vai darba vieta mājās? Parasti tāldarbinieki ir darbinieki, kuru darbā nav nepieciešams ciešs ikdienas kontakts ar kolēģiem, kā arī zemākus amatus ieņemoši darbinieki.

Kad vērtējiet tāldarbinieka atbilstību, pievērsiet uzmanību tam, cik daudz tāldarbiniekam ir jāsadarbojas ar citiem kolēģiem? Vai tas būs iespējams attālināti. Vai būs iespējams organizēt komunikāciju, ja darbinieks neatradīsies birojā?

Kā pateikt "Nē"?

Pateikt "Nē" ir grūti, tomēr ir reizes, kad tas ir nepieciešams. Tāldarbinieks var atnākt pie Jums ar piedāvājumu, kuru Jūs nevarat akceptēt. Esiet godīgs un atvērts priekšlikumiem, kā uzlabot piedāvājumu. Trīs galvenie iemesli, kāpēc Jūs varat nepiekrist tāldarba piedāvajumam:

• Darbinieka darba pienākumi neder tāldarbam.
• Pastāv tehniski vai finansiāli ierobežojumi, kas šobrīd neļauj akceptēt piedāvājumu.
• Darbinieks nav parādījis sevi kā piemērotu tāldarbam.

3.1.3. Noslēdziet līgumu ar tāldarbinieku

Ietveriet galvenos punktus līgumā!

Ja nolemjat, ka darbinieks ir piemērots tāldarbam, noslēdziet ar viņu vienošanos. Ja līdz šim uzņēmumā tāldarbinieki nav bijuši, tad Jums būs jāsāk ar līguma izstrādi. Galvenie līguma punkti:

• Vieta, kur tiks veikts tāldarbs.
• Aprīkojums. Ko nodrošina uzņēmums? Ko nodrošina tāldarbinieks? Atbildība par uzturēšanu.
• Darba uzdevumi tāldarbā.
• Tāldarba laika plānojums.
• Kā sazināties ar tāldarbinieku (kontaktinformācija).
• Darba drošības jautājumi (Mājas biroja atbilstība darba drošības noteikumiem)
• Rīcība iepriekš neparedzētās situācijās

Izvēlieties līguma formātu!

Atkarībā no tāldarba ilguma, līgums var būt gan mutisks, gan e-pasta vēstule, gan tradicionāls – rakstisks un savstarpēji parakstīts. Tomēr rekomendācija ir piefiksēt rakstiski, par ko esat vienojušies. Līgumam jābūt uz noteiktu laiku, ar izmēģinājuma termiņu. Līgumam ir jābūt piesaistītai konkrētai personai. Jāatrunā līguma laušanas/pārtraukšanas iespējas un nosacījumi.

Regulāri pārskatiet līguma nosacījumus!

Līgums ik pa laikam ir jāpārskata, jāpapildina ar jauniem nosacījumiem atbilstoši reālajai situācijai.

Kā rīkoties, ja tomēr darbinieks nepilda tāldarba līgumā paredzēto?

Problēmas un grūtības var parādīties. Šādos gadījumos pārskatiet līguma nosacījumus un formulējumus.

Līgumu paraugi (angliski):

• http://egov.oregon.gov/ENERGY/TRANS/Telework/docs/Sample_telework_agreement.pdf
• http://www.hr.umich.edu/worklife/docs/teleagree.pdf

3.1.4. Izveidojiet tāldarba laika grafiku

Iesaistiet tāldarba veicējus laika grafika izstrādē. Tādējādi tiks pēc iespējas vairāk ņemtas vērā katra darbinieka intereses.

Nodrošiniet tāldarbinieku laika grafika pieejamību citiem kolēģiem!

Tāldarba laika grafikiem ir jābūt pieejamiem arī pārējiem kolēģiem, kuri atrodas birojā, kā arī citiem, kam šī informācija nepieciešama. Jūsu mērķis ir izvairīties no nepatīkamiem pārsteigumiem, kas varētu rasties dienās, kad darbinieks strādā attālināti.

Ievērojiet uzņēmuma biznesa mērķus laika grafika sagatavošanā!

Tāldarbinieku laika grafikiem pirmkārt ir jāveicina uzņēmuma biznesa mērķu sasniegšana, nevis tie jāpiemēro tāldarbiniekam. Var plānot tāldarbinieka laika grafikus līdzīgi kā atvaļinājumu grafikus, ņemot vērā tāldarbinieka vēlmes, bet tomēr pieturoties pie uzņēmuma kopējā darba plānā noteiktajiem uzdevumiem un to izpildes termiņiem.

Paskaidrojiet, kāpēc laika grafiks tiek mainīts!

Var būt situācijas, ka tāldarbs uz laiku tiek atteikts ikvienam darbiniekam, un tam nav nekāda sakara ar darbinieka individuālo veikumu. Piemēram, ja uzņēmumā sāk strādāt jauns darbinieks, Jūs varētu vēlēties, lai ikviens palīdz kā mentors, lai jaunais darbinieks varētu ātrāk iekļauties darba komandā. Vai arī, piemēram, uzņēmumā ir darbu sastrēgums. Prioritārie uzdevumi var mainīties ik stundu, tāpēc ir nepieciešams, lai darbinieki būtu birojā un varētu atbilstoši rīkoties. Iepriekš ieplānot tāldarba dienas, tad ir neiespējami. Tomēr svarīgi ir darbiniekiem pamatot, kāpēc laika grafiks tiek mainīts.

3.1.5. Izstrādājiet darba plānus un uzdevumu grafikus

Dodiet precīzus noteikta termiņa uzdevumus tāldarbiniekiem!

Līgums ietver vispārīgus formulējumus par darba veidiem, kādus var veikt tāldarbā, tas neietver ikdienas uzdevumus. Tāpēc ieteicams ne tikai tāldarbiniekiem, bet arī darbiniekiem birojā precīzi definēt, kas ir jāizdara un dot termiņu, līdz kuram uzdevums jāizpilda.

Tāldarbam ir piemērots strukturēts un detalizēts darba plāns:

1. tas samazina iespējas, ka tāldarbinieks var nebūt informēts par uzdevumiem, kas viņam ir jāveic.
2. tas ir lielisks veids, kā vadītājam attīstīt/trenēt savu darbinieku, ļaujot tam pašam iesaistīties darba plāna sagatavošanā.
3. ieguldītais laiks darba plānā atmaksājas vēlāk, kad ir jānovērtē padarītais atbilstoši plānam.

Strukturēts darba plāns tāldarbiniekam parasti ietver šādas sadaļas:

• Biroja mērķi.
• Uzdevumi, kas jāizpilda.
• Produkts, kas jārada (ja nepieciešams).
• Laika grafiks uzdevumu izpildei.
• Plāns starpuzdevumiem, ja ir ilgtermiņa uzdevumi.
• Personas un resursi, kas vēl jāiesaista uzdevumu izpildē.
• Kritēriji vai standarts, lai novērtētu paveikto.

Pieprasiet apstiprinājumu no tāldarbinieka par uzdevumiem!

Jūsu darbiniekam ir jāapstiprina, ka saprot uzdevumu, piekrīt termiņam un ka viņš uzņemas atbildību par uzdevuma izpildi.

Esiet disciplinēts un objektīvs sadarbojoties ar tāldarbiniekiem!

Vadot darbiniekus, kas strādā attālināti, jāizmanto tās pašas procedūras, kas klātienes darbiniekiem, tomēr attālināto darbinieku vadīšana prasa lielāku disciplīnas ievērošanu pašam vadītājam.

Esiet objektīvs pret tāldarba veicēju. Nepārslogojiet ar papildus pienākumiem. Darbs attālināti nemaina darba pienākumus, tikai vietu, kur darbs tiek izpildīts.

Nosakiet veidu, kā tiks pārbaudīti tāldarbinieka darba rezultāti, sasniegumi.

3.1.6. Izveidojiet komunikācijas procedūras

Komunicējiet pārdomāti!

Veiksmes atslēga, lai Jūs varētu būt labs tāldarbinieku vadītājs, slēpjas efektīvā komunikācijā ar darbiniekiem. Darbinieki ir dažādi. Dažiem ir nepieciešams, lai Jūs katru dienu pārskatītu paveikto. Citiem kontakts ar Jums ir retāk nepieciešams, bet biežāk ir vajadzība sazināties ar kolēģiem.

Veidojiet vadlīnijas un ievērojiet kritērijus!

Kad veidojiet vadlīnijas komunikācijai ar tāldarbiniekiem, ņemiet vērā:

• Kādos gadījumos ir nepieciešama savstarpēja sazināšanās?
• Kam, ar ko ir jāsazinās (piem., vadītājs, kolēģis, klients)? Izveidojiet precīzu kārtību, kā rīkoties ar klientu zvaniem, pieprasījumiem.
• Kā tāldarbinieks sazināsies? Kad ar e-pastu, kad ar tālruni, kad, izmantojot video vai telefona konferenci?

Kritēriji, kas jāņem vērā, nosakot labākās sazināšanās metodes:

1. Iepriekš norunāta shēma, kā notiks komunikācija, ir svarīgāka nekā pati komunikācija. Jums ir jāzina, kad Jūs varat sazināties ar darbinieku un kāda tehnoloģija jāizmanto (e-pasts, tālrunis).
2. Kolēģi un klienti nedrīkst izjust neērtības, ja darbinieks strādā attālināti. Tāldarbiniekam jābūt sasniedzamam tieši tādā pat veidā kā iepriekš, strādājot birojā. Piemēram, pa to pašu tālruņa numuru.
3. Izvēlieties īsto līdzekli atbilstoši laikam un vietai. Jums un tāldarbiniekiem ir iespējams izvēlēties, vai tikties klātienē, vai sazināties ar e-pastu, telefonu, konferenču zvanu vai videokonferencē. Izmantojiet komunikācijas līdzekli atbilstoši situācijai.

Uzsveriet, ka kolēģiem, kas atrodas birojā, nav jāuzņemas tāldarbinieka pienākumi.

3.1.7. Nosakiet prasības tehniskajam nodrošinājumam

Vienojieties par tehniskā nodrošinājuma apjomu!

Atkarībā no tāldarba veicēja uzdevumiem, var būt nepieciešams dažāds tehniskais nodrošinājums. Tomēr visbiežāk nepieciešams ir dators ar interneta pieslēgumu, tālrunis un drukas iekārta. Citreiz vēl nepieciešams ir skeneris un faksa aparāts. Būtiski ir vienoties, kāds būs programnodrošinājums datoram, it īpaši, ja tāldarba veicējam ir jāizmanto, kāda specifiska darba uzdevumiem paredzēta programmatūra.

Bieži darbinieks attālināti strādā tikai 2 vai 3 dienas nedēļā. Tāpēc izvērtējiet, cik apjomīgs tehniskais nodrošinājums darbiniekam ir nepieciešams.

Vienojieties, kas apmaksā tehnisko nodrošinājumu!

Vienojieties, kas apmaksā tehnisko nodrošinājumu. Ir gadījumi, kad uzņēmuma politika nosaka to, ka par to maksā uzņēmums.

Vienojieties, kā notiks tehnoloģiju ieviešana un uzturēšana!

Ņemiet vērā, kā notiks tehnoloģiju ieviešana:

• Aprīkojuma pasūtīšana/komplektēšana
• Aprīkojuma uzstādīšana
• Aprīkojuma uzturēšana
• Prasības programmatūrai
• Vīrusu aizsardzība
• Attālināta piekļuve biroja resursiem
• Tehniskais atbalsts
• Datu drošība
• Datu uzkrāšana un rezerves kopijas
• Savietojamība ar biroja tehnoloģijām

3.1.8. Identificējiet potenciālās drošības problēmas

• Informācijas drošība: Jūsu kā vadītāja atbildība attiecas arī uz drošību. Pārliecinieties, ka visi tāldarba līgumi ir saskaņā ar uzņēmuma informācijas drošības politiku un ka visi tāldarbinieki izprot un spēj nodrošināt informācijas drošības politiku.