3.2. Kādas ir galvenās tāldarbinieku vadītāja prasmes?

Galvenās prasmes, kuras Jums būtu jāpilnveido, ja līdz šim neesat vadījis tāldarbiniekus ir

1. Darba procesu pielāgošana tāldarbiniekiem.
2. Darba procesu pārvaldība, efektīvi iesaistot tajos tāldarbiniekus un koncentrējoties uz darba rezultātu.
3. Tāldarbinieku produktivitātes mērīšana.

3.2.1. Pielāgojiet darba procesu pārvaldību tāldarbiniekiem

Plānojiet darbus!

Kad visi darbinieki ir birojā katru dienu, neplānotas sapulces organizēt nav problēmas. Toties, ja darbinieki strādā attālināti, sapulces ir jāplāno savlaicīgi un iespēju robežās ir jāsaskaņo ar tāldarbinieku darba grafiku. Darbinieku esamība birojā vēl negarantē augstu darba efektivitāti. Jums jāplāno tāldarba izmantošana tā, lai tas netraucētu citu darbinieku darbu. Jums jāparedz tāldarbinieku dalība plānošanas u.tml. sanāksmēs, lai tie būtu lietas kursā par uzņēmumā notiekošo.

Nodrošiniet darba plūsmu izmaiņas!

Mēģiniet pēc iespējas vairāk izmantot elektronisku dokumentu pārvaldīšanu, lai darbi nekavētos, piemēram, gadījumos, kad uz kāda dokumenta ir nepieciešams rakstisks saskaņojums no tāldarbinieka vai tāldarbinieka paraksts.

Mainiet savu vadības stilus un attiecības ar darbiniekiem!

Ja Jūs kā vadītājs mēdzat staigāt pa biroju un skatīties, kā darbiniekiem veicas ar uzdevumu izpildi, tad jums jāpārdomā, kā sazināties ar tāldarbinieku par viņu uzdevumu progresu. Ja Jums birojā ir "atvērto durvju princips" - ikviens no jūsu darbiniekim var ieiet pie jums un pajautāt par neskaidrībām, tad jums atkal jāpārdomā, kā tāldarbinieki varēs ar jums sazināties. Jūsu mērķim vajadzētu būt, ka visiem darbiniekiem ir vienādas iespējas iepriekš noteiktā veidā sazināties ar jums, ja rodas nepieciešamība. Tieši tāpat jums ir jābūt iespējai sazināties ar ikvienu darbinieku.

3.2.2. Vadiet tāldarba procesus, koncentrējoties uz rezultātiem

Koncentrējieties uz rezultātu nevis procesu!

Viena no vadības metodēm ir koncentrēties uz sasniegumiem, lai periodiski izdarot resursu izmantošanas mērījumus, varētu sasniegt maksimālu veiktspēju. Šāda pieeja ir nepieciešama ne tikai tāldarbiniekiem, bet arī birojā strādājošajiem. Svarīgi ir koncentrēties uz rezultātu, nevis pašu procesu, kā tiek iegūts rezultāts.
Veiktspējas pārvaldība ietver divus darbības virzienus.

Skaidri definējiet darba uzdevumus un standartus!

Skaidri definējiet darba uzdevumus un standartus, lai darbinieki zinātu:

• Kas ir jāizdara,
• Kāpēc tas jādara,
• Kādā kvalitātē jāizdara,
• Līdz kādam termiņam tas jāizdara,
• No kā sastāv darba rezultāts (tas ir ļoti svarīgi, lai nerastos pārpratumi).

Veiktspējas pārskatīšana un atgriezeniskā saites nodrošināšana

• Aprakstiet, ko persona ir paveikusi
  piemēram, "Jums ir trīs kļūdas nākošā ceturkšņa budžetā, neizmantojiet subjektīvus novērtējumus, kā "darbs ir nevīžīgs!"
• Ierobežojiet rakstisko atbilstoši prioritātēm
  nemēģiniet uzskaitīt visu, izvērtējiet prioritātes, kas varētu dot lielāku uzlabojumu
• Sagatavojiet pārskatu labāk ātrāk, nekā vēlāk
  Nekavējieties, jo darbinieki kļūdas var izdarīt atkārtoti.
• Dodiet pozitīvu un negatīvu vērtējumu
  neaprakstiet tikai, kas ir jāmaina, bet norādiet arī, kas paveikts labi.
• "Uzslava publiski, kritika privāti"
  atcerieties, ka negatīvs novērtējums ir jādod vispirms tieši konkrētajam darbiniekam, nevis publiski.

3.2.3. Mēriet tāldarbinieku darba produktivitāti

Salīdziniet darbinieka produktivitāti birojā un tāldarbā!

Mērīt un pārvaldīt produktivitāti ir sarežģīti. It īpaši intelektuālā darba veicējiem. Produktivitātes jēdziens ir cēlies no laikiem, kad dominēja roku nevis prāta darbs. Tiek uzskatīts, ka produktivitāte ir proporcionāla nostrādāto stundu skaitā radītajiem rezultātiem. To grūti nomērīt intelektuālajā darbā. Mērot produktivitāti intelektuālā darba tāldarbiniekiem, svarīgi ir salīdzināt darbinieka produktivitāti, kad viņš strādā birojā un kad attālināti. Būtiski ir, lai produktivitāte tāldarbā nesamazinātos.

Izmantojiet tāldarbinieku produktivitātes mērīšanai tās pašas procedūras, ko biroja darbiniekiem!

Tāldarbinieku produktivitātes mērīšanai ir jāizmanto tās pašas procedūras, ko Jūs izmantojat citiem biroja darbiniekiem.

Jūs varat mērīt produktivitāti, nosakot darbiniekam specifiskus mērķus gan individuāli, gan grupā. Tad Jūs varat vērtēt grupas veikumu un individuāli darbinieka veikumu. Otrs veids, kā mērīt produktivitāti, ir atbilstoši kolēģu un klientu atsauksmēm.

Dažas komponentes produktivitātes mērīšanai intelektuālas darba veicējiem:

• Paveiktā darba kvalitāte.
• Paveiktā darba kvantitāte.
• Patērētais laiks darba rezultātam/produktam.
• Savlaicīga un atbilstoša komunikācija ar vadītājiem un kolēģiem.
• Savlaicīga un atbilstoša atbildēšana un e-pastiem, telefonu zvaniem, vadītāju un kolēģu pieprasījumiem.
• Rakstiski vai mutiski progresa ziņojumi vai pārskati.
• Spēja paveikt vairākus uzdevumus vienlaikus.

Piemērs, kur redzams, kāpēc produktivitāti nevar mērīt tikai ar kvantitāti:

• Viens palīdzības dienesta darbinieks, kurš saņem ienākošos zvanus no klientiem spēj apstrādāt vairāk zvanus stundā nekā citi. Bet viņa atbildes ir īsas, nelaipnas, viņš īsti neizprot klienta problēmas.