Finanšu pārvaldība

Ievads

Openbravo, kā ERP sistēmā, Finanšu pārvaldība ir cieši saistīta ar pārējiem lietotnes moduļiem.

Saskaņā ar Wikipedia Uzņēmuma resursu plānošana (ERP) ir sistēma, "kuras mērķis ir integrēt visus organizācijas datus un procesus unificētā veidā".  Openbravo, kā ERP sistēmā, Finanšu pārvaldība ir cieši saistīta ar pārējiem lietotnes moduļiem.

Grāmatvedība Openbravo tiek vesta ar pirmdokumentu palīdzību. Daži Openbravo dokumentu piemēri ir: iepirkšanas pasūtījums, pārdošanas rēķins, norēķins un kases žurnāls. Lielākā daļa dokumentu var automātiski izveidot grāmatojumus virsgrāmatā.

Iedomāsimies, ka kompānijai, kura strādā ar Openbravo, jāizmaina daži tās grāmatvedības parametri un jāpiemēro tos visos grāmatojumos. Tā kā grāmatvedība ir izveidota, izmantojot dokumentus, ir iespējams atcelt visus grāmatojumus. Dokumenti paliek neskarti, un dati netiek pazaudēti; var izmainīt jebkurus grāmatvedības parametrus, un no jauna automātiski izveidot virsgrāmatas ierakstus, un tādā veidā, visus kompānijas grāmatvedības datus.

Kad dokuments tiek iegrāmatots, katra rinda no izveidotā grāmatojuma tiek ierakstīta kā jauna rinda datubāzes tabulā Fact_Acct. Tātad šajā tabulā ir reģistrēta ikkatra grāmatvedības darbība, kas veikta lietotnē. Un no šīs tabulas, tiek veidota visa grāmatvedības informācija, kā, piemēram, bilance un virsgrāmatas žurnālu pārskats.

 Piemērs 1

Ir izveidots jauns piegādātāja rēķins. Tajā ir vairākas rindas ar kopējo summu Ls5000. Ar to ir saistīts 21% PVN un tātad, kad iegrāmato rēķinu, tiek izveidots jauns grāmatojums: 

Rezultātā Fact_Acct tabulā tiks izveidotas trīs jaunas rindas.

Openbravo grāmatvedības jēdzieni

Jāizskaidro daži jēdzieni, kas saistīti ar grāmatošanas procesu Openbravo. 

Dokumentu iegrāmatošana

Ir divas iespējas kā veikt grāmatošanu Openbravo:

1. Manuāli izveidot grāmatvedības ierakstus katram dokumentam. Šī darbība tiek saukta par dokumentu iegrāmatošanu. Šī iespēja parasti netiek izmantota. Tā var būt noderīga, piemēram, izzinot izveidotos grāmatvedības ierakstus konkrētam dokumentam.
2. Atļaut Openbravo automātiski iegrāmatot visus dokumentus. Šī automātiskā grāmatošana tiek veikta fona procesā, kas var tikt ieplānots izpildei noteiktās stundās (parasti naktī). 

Finanšu Kalendārs

Grāmatvedība uzņēmumā tiek veikta pa gadiem, tāpēc Openbravo eksistē kalendārs, kas satur gadus un katrs gads satur periodus (parasti mēnešus). Papildus katram periodam ir saistība ar dokumentu tipiem, kuri var tikt iegrāmatoti šajā periodā. 

Katrs dokumentu tips katrā periodā būs vienā no šiem stāvokļiem:

• Atvērts: Grāmatošana ir atļauta šajā periodā.
• Aizvērts: Grāmatošana nav atļauta šajā periodā, bet varētu tikt atļauta nākotnē. 
• Nav bijis atvērts: Sākotnējais dokumentu tipa stāvoklis periodā. Grāmatošana netiek atļauta līdz tas izmainās uz stāvokli „Atvērts”.
• Pavisam aizvērts: Grāmatošana nav atļauta šajā periodā un netiks atļauta nākotnē. Šis ir gadījums, kad, piemēram, gads vai periods tiek aizvērts un grāmatvedības ieraksti ir nosūtīti uz uzņēmumu reģistru. 

Piemērs 2

2008.gada 1.janvārī, sabiedrība A izveido kalendāru 2008. gadam. Tāpat tiek izveidoti divpadsmit periodi (janvāris – decembris). 

1. februārī, sabiedrība A saņem bankas izrakstu par aktivitātēm janvārī, ievada/importē visas bankas izraksta rindas, kas vēl nav uzskaitītas sistēmā un pilnībā aizver Bankas izraksta dokumentu tipu par janvāra periodu. 

5.februārī, sabiedrība A pilnībā aizver sekojošus dokumentu tipus: Iepirkšanas pasūtījumi, Pārdošanas pasūtījumi un Pārdošanas rēķini, un aizver (ne pavisam) dokumentu tipu - Piegādātāja rēķini.

10.februārī, jauns piegādātāja rēķins pienāk no piegādātāja S1, datēts ar 30.janvāri. Janvāra rēķinu dokumentu tips tiek atkal atvērts, rēķins tiek iegrāmatots un periods tiek atkal aizvērts. 

1. martā, janvāra periods tiek pilnībā aizvērts.

Šis ir Kontu plāna skats

Noklusētie Konti

Kā Wikipedia saka, konts ir iezīme, lai ierakstītu un atspoguļotu gandrīz jebkādas lietas kvantitāti. Visbiežāk tas reģistrē naudas summas, kas pieder, vai pienākas kādai konkrētai personai vai vienībai, vai ir piešķirta noteiktam mērķim. Katrai valstij ir atšķirīga grāmatvedības sistēma un noteikumi. Grāmatvedība ir organizēta kā kontu hierarhija. Kontu plāns ir "visu kontu saraksts, ko atseko arī viena grāmatvedības sistēma" (Wikipedia), tātad kontu plāns apraksta grāmatvedības hierarhiju (koku) izmantoto noteiktā valstī vai grāmatvedības sistēmā. Openbravo, kontu plāni tiek izveidoti teksta failā csv formātā.

Daži kontu plāna konti ir iezīmēti kā noklusētie konti. Šie ir konti, kas ir noteikti konkrētu darījumu dokumentiem. Kad būvē kontu plānu, kontiem, kuri pārstāv noklusētās vērtības jābūt atrodamiem grāmatvedības sistēmā.

Piemērs 3

Lai gan katrs kontu plāns ir dažāds, visiem no tiem būs, piemēram, viens konts, ko izmanto piegādātāja rēķina izdevumiem. Tas ir viens no noklusētiem kontiem, nosaukts P_EXPENSE_ACCT. Latvijā tam atbildīs konts 717: Samaksa par darbiem un pakalpojumiem no ārienes.

Kontu plāns

Kontu plāns ir vajadzīgs, lai sāktu grāmatošanu Openbravo. Kad šī tabula ir ielādēta ar csv faila palīdzību, kontu koks, kuru pārstāv šis kontu plāns, tiek iebūvēts lietotnē. Arī noklusētie konti tiek aizpildīti.

Konti ir sakārtoti hierarhiski kontu plāna faila tabulā, pateicoties "Vecāka" kolonnai. Šī struktūra nodrošina veidu, kā iegūt bilances pārskatu un peļņas un zaudējumu atskaiti. Lai radītu šos pārskatus, tiek atlasīti pārskatu saknes elementi (proti, līdzekļi, saistības un pašu kapitāls — bilances pārskatam), un visi attiecīgie subkonti zem tiem, kas veido pārskatu.

Pēc kontu koka uzbūvēšanas, tam var tikt pievienoti jauni konti.

Konta dimensijas

Openbravo ļauj uzņēmumam analizēt grāmatvedību sadalītu "dimensijās". Tas nozīmē, ka, piemēram, peļņas un zaudējumu atskaite var tikt izveidota visam uzņēmumam, vai konkrētam projektam vai konkrētam darījumpartnerim.

Dažas dimensijas ir obligātas (piemēram, organizācija) un citas ir neobligātas, piemēram, darījumpartneris, prece, projekts, kampaņa, aktivitāte un pārdošanas reģions. Kad ir izveidots jauns uzņēmums, tam var izvēlēties dimensijas. Arī vēlāk tās iespējams papildināt. 

Kad uzņēmumam ir aktivizētas konta dimensijas, grāmatošanas rezultātus var iegūt, vai nu par visu uzņēmumu, vai konkrētu organizāciju/vienību, darījumpartneri u.c.

Piemērs 4

Sabiedrība A izveido jaunu Openbravo klientu (iemītnieku), un kopā ar citām, iespējamo "projekta" dimensiju. Gada beigās tiek iegūta peļņas un zaudējumu atskaite: viena ar visiem klienta grāmatvedības datiem, un cita par katru projektu, tāpēc var analizēt rezultātu ne tikai par visu sabiedrību, bet arī par katru projektu atsevišķi.

VG žurnāls

VG žurnāla ieraksts ir manuāli izveidots ieraksts virsgrāmatas žurnālā. Tas reģistrē grāmatojumus, kas neatbilst nevienam dokumentam definētajam sistēmā. 

Ne visi grāmatvedības ieraksti ir saistīti ar dokumentu. Piemēram, sākuma ieraksts neatbilst nevienam dokumentam Openbravo un tie tiek ievadīti ar VG žurnāla palīdzību.

Finanšu pārskati

VG žurnālu pārskats tiek izveidots sagrupējot Fact_Acct datubāzu tabulas reģistrus pēc datuma. Virsgrāmatas pārskats arī tiek izveidots no Fact_Acct reģistriem, sagrupētiem pēc konta. Vispār, visi grāmatvedības pārskati, tādi kā bilance, peļņas un zaudējumu atskaite un apgrozījuma pārskats, tiek izveidoti no Fact_Acct datiem.

Openbravo piedāvā spēcīgus, pielāgojamus rīkus finanšu pārskatu iestatīšanai un izveidošanai:

• Bilances un Peļņas/zaudējumu struktūras iestatījumi
• Lietotājdefinēta VG pārskata iestatījumi

Budžets

Budžets Openbravo tiek pārvaldīts šādā veidā: Openbravo automātiski izveido rēķintabulu ar noteiktu formātu. Šī rēķintabula tiek rediģēta arēji un piepildīta ar budžeta datiem. Kad pabeigta, tā tiek importēta datubāzes tabulā ar importa failu ielādētāju.

Ir iespējams arī izveidot budžetu ar lietotnes palīdzību, bet parasti tik lielus datu apjomus ir ērtāk veidot rēķintabulā.

Negatīvie grāmatojumi

Negatīvā grāmatošana iespaido veidu kā tiek stornēti grāmatojumi un tā tiek iestatīta Grāmatvedības shēmas logā. Kad jūs stornējiet darījumu jūs varat izmantot vai nu negatīvas vai pozitīvas vērtības. Piemēram, ja pārdošanas rēķina dokuments izveido sekojošās darījuma rindas:

Ja „Atļaut negatīvus” opcija ir izvēlēta, kad darījums tiek stornēts, sistēma atļaus izveidot negatīvas darījuma rindas. 

Tomēr, dažās valstīs, auditori nepieļauj negatīvus ierakstus, šādā gadījumā pareizais veids kā stornēt darījumu būtu sekojošs:

Negatīvās darījumrindas tiek uzskatītas, kā labākā prakse dažās valstīs, īpaši Centrālajā un Austrumeiropā, ieskaitot:

• Čehiju
• Poliju
• Rumāniju
• Krieviju
• Slovākiju
• Ukrainu

Vairumā valstu auditori negatīvās darījumrindas neatzīst un šādā gadījumā darījumi tiek stornēti izmantojot apgriezto grāmatošanu. Šīs valstis iekļauj:

• Spāniju
• Apvienoto Karalisti
• Amerikas Savienotās Valstis

Tāpēc abu tipu darījumu stornējumi ir atļauti (pareizajā grāmatošanas kontekstā) un jūs varat konfigurēt Openbravo ERP, lai tas sakristu ar jūsu izvēli.

Noklusēto darbību stornējot darījumus pārvalda grāmatvedības shēma. Valstīm, kurās darījumu stornēšanai negatīvās vērtības parasti netiek izmantotas, pārliecinieties, ka Atļaut negatīvus iespēja Finanšu pārvaldība > Grāmatvedība > Iestatījumi > Grāmatvedības shēma — nav izvēlēta.

Tomēr, jūs varat arī pārvaldīt shēmas darbību dokumentu tipu līmenī, piemēram, lai atļautu negatīvo grāmatošanu noteiktam dokumentam. Tas dod pilnīgu kontroli ieviesējam, definējot darījumu stornēšanas darbību, katrai shēmas un dokumentu tipa kombinācijai.

Darbību apraksts

• Finanšu pārvaldība