2.2. Priekšstats par datu ievadi

Ievadot datus Gnucash, jums jāzina par 3 līmeņu organizāciju, kuros Gnucash sadala jūsu datus: failos, kontos un grāmatojumos. Šie līmeņi ir sakārtoti to sarežģītības secībā - vienā failā ir vairāki konti un vienā kontā ir vairāki grāmatojumi. Šis dalījums ir būtisks, lai izprastu to, kā izmantot Gnucash.

2.2.1. Faili, konti un grāmatojumi

Informācijas uzglabāšanai Gnucash izmanto failus. Gnucash paredz trīs veidu failus: datu faili, rezerves faili, un žurnālu faili. Galvenais fails, kuru izmanto datu uzglabāšanai, ir datu fails. Jums droši vien ir tikai viens datu fails, ko izmantojat jūsu mājās datiem, bet Gnucash automātiski saglabā rezerves kopijas katru reizi, kad jūs saglabājat šo datu failu. Gnucash nodrošina arī žurnālu failus, ko izmanto, lai palīdzētu atjaunot datus. Rezerves un žurnālu faili ir aprakstīti tālāk šajā nodaļā.

• Konts*ir vieta, kurā uzskaita to, kas jums pieder, kam esiet parādā, ko iztērējat vai saņemat. Kaut arī jums ir tikai viens galvenais datu fails, šajā failā būs vairāki konti. Jūs, iespējams, jau kā grāmatvedis domājat par naudu, kas jums pieder vai ko esat parādā. Piemēram, jūs kādā bankā esiet atvēris norēķinu kontu un krājkontu, un šī banka jums sūta ikmēneša pārskatus ar norādi, cik daudz naudas jums pieder šajos kontos. Arī par kredītkaršu kontiem jums nosūta paziņojumus norādot, ko jūs esiet parādā kredītkaršu uzņēmumam, un hipotēku aizdevējsabiedrība var nosūtīt jums periodisku pārskatu par to, cik daudz jūs vēl esiet parādā par aizņēmumu. Gnusash konti tiek izmantoti arī, lai sadalītu pa kategorijām naudu, kuru jūs saņemat vai iztērējat, pat ja tie nav fiziski konti, kas saņem pārskatus. Vairāk par to, ka ieņēmumu tipa konti tiek izmantoti, lai sadalītu kategorijās naudu (piemēram, algu izmaksa), un izdevumu tipa kontus izmanto, lai sadalītu pa kategorijām iztērēto naudu (par picu, apmaksātos rēķinus, uc.) atradīsiet 3.& nodaļā. Šie konti darbojas līdzīgi kā kategorijas kādās citās finanšu programmās, bet ar dažām priekšrocībām, kas apspriestas 3.& nodaļā.
• Grāmatojums*atspoguļo naudas kustību no viena konta uz citu kontu. Ikreiz, kad jūs iztērējat vai saņemat naudu, vai pārskaitāt naudu no viena konta uz citu, tas ir grāmatojums. Kā mēs redzēsim nākamajā nodaļā, grāmatojumi vienmēr ietver vismaz divus kontus. Grāmatojumu piemēri ir: rēķina apmaksa, naudas pārskaitīšana no krājkonta bankā uz norēķinu kontu, pērkot picu, izņemot naudu, vai noguldot algu. 4.& nodaļā ir apskatīts sīkāk, kā ievadīt grāmatojumus GnuCash.

2.2.2. Divkāršais ieraksts

Jūs esat dzirdējuši teicienu par to, ka nauda neaug kokos. Tas nozīmē, ka naudai ir no kaut kurienes jānāk, tā neuzrodas tāpat vien. Divkāršā ieraksta uzskaite ir metode, kas ļauj jums izsekot, no kurienes jūsu nauda nāk, un kur tā aiziet. Izmantot divkāršo ierakstu nozīmē, ka nauda nekad nav ne iegūta, ne zaudēta, jo tāda pati summa vienmēr tiek pārskaitīta no vienas vietas uz citu. Kad jūs izņemat skaidru naudu, jūs pārliekat naudu no sava bankas konta uz savu maku. Kad jūs izrakstāt čeku pārtikas preču veikalam, jūs pārskaitāt naudu no sava norēķinu konta uz pārtikas veikalu. Un, kad jūs noguldāt algu, jūs pārskaitāt naudu no jūsu ienākumu avota uz savu bankas kontu.

Gnucash šie pārskaitījumi ir pazīstami kā grāmatojumi, un katram grāmatojumam ir nepieciešami vismaz divi konti. Lai ievadītu skaidras naudas izņemšanu, piemēram, jums būtu jāievada naudas pārskaitījums no bankas konta uz kases kontu. Čeku par pārtikas precēm jūs reģistrēsiet kā pārskaitījumu no norēķinu konta uz pārtikas izdevumu kontu. Un algas depozītu reģistrē kā pārskaitījumu no ieņēmumu konta uz bankas kontu.

Atšķirībā no tradicionālās grāmatvedības paketes, Gnucash ir ļoti viegli ievadīt divkāršā ieraksta grāmatojumus. 4.& nodaļā ir dots detalizēts apraksts par to, kā ievadīt grāmatojumus, bet tagad apskatīsim vispārīgi, kā tas strādā. Ievadot kādu pamata grāmatojumu, kā čeka izrakstīšana, vispirms izveidojiet divus kontus: norēķinu kontu un izmaksu kontu. Piemēram, ja izrakstāt čeku, lai samaksātu par pārtikas precēm, tad jums vajadzēs gan norēķinu kontu, gan pārtikas preču kontu (skatīt 3.& nodaļu par kontu izveidošanu). Lai reģistrētu čeku, jūs vienkārši ievadiet grāmatojumu naudas pārskaitīšanai no norēķinu konta uz pārtikas preču kontu.

Šajā piemērā Gnucash grāmatojumi izskatīsies šādi, skatoties no norēķinu konta reģistra logiem:

IMAGE-1

Šajā attēlā redzams ievadīts datums, apraksts un pārskaitījuma konts par 50 LVL maksājumu pārtikas veikalam.

Ar šo grāmatojumu ir uzrakstīts čeks pārtikas preču veikalam par 50 LVL. Tā kā šis ir divkāršā ieraksta grāmatojums, iesaistīti ir vismaz divi konti, kas ir šī grāmatojuma daļa. Gnucash automātiski ievada tekošā konta nosaukumu (Aktīvi: Norēķinu konts) jūsu vietā, lai jūs varētu ievadīt tikai otrā iesaistītā konta nosaukumu (Izdevumi: Pārtikas preces).

Lai uzsvērtu to, ka Gnucash uzglabā tos kā divkāršā ieraksta grāmatojumus, mēs nomainām apskati uz grāmatojumu žurnālu, lai redzētu, kā tas izskatās.

IMAGE-2

Šajā attēlā redzams norēķinu konta grāmatojumu žurnāls.

Ievērojiet, ka mums ir viens ieraksts par uzglabāšanu (debeta) izdevumi: pārtikas preču konts, un viens ieraksts naudas izņemšanai (kreditēšana) no aktīvi: norēķinu konts.

Tagad apskatīsim, kā tas pats grāmatojums izskatās, skatoties no konta izdevumi: pārtikas preces.

IMAGE-3

Šajā attēlā redzams pārtikas preču konta grāmatojumu žurnāls.

Kā ar jūsu algu? Jūs varat redzēt, ka nauda ienāk bankas kontā, bet, no kurienes tā nāk? Ar divkāršo ierakstu ir jāuzrāda, no kuries nauda ienāk. Tehniski šī nauda nāk no jūsu darba devēja, bet jums nav jārūpējas par sava darba devēja kontu uzskaiti. Tātad, kā jūs uzskaitāt ienākošo naudu?

Gnucash jūs izveidojat īpašu ieņēmumu tipa kontu, lai izsekotu jūsu ienākošo darba algu (skatīt 3.& nodaļā plašāku informāciju, kā izveidot ieņēmumu kontus). Lai reģistrētu algu, jūs vienkārši ievadiet grāmatojumu naudas pārvietošanai no ieņēmumu konta uz bankas kontu.

Lūk, tā Gnucash izskatās algas iemaksa.

IMAGE-4

Šajā attēlā redzams ievadīts datums, apraksts un pārskaitījuma konts ar algas iemaksu 600 LVL no darba devēja.

Šajā piemērā 600 LVL ir pārnesti no algas ieņēmuma konta uz norēķinu kontu.

Sakarā ar īpašo ieņēmumu kontu raksturu, kas izklāstīts 3.& nodaļā, šis grāmatojums palielina gan norēķinu konta bilanci, gan ieņēmumu konta bilanci par šo pārnesto summu.

Ko darīt, ja vēlaties reģistrēt jūsu bruto algu un visus atskaitījumus, kas tiek no tās atskaitīti? Ievadiet grāmatojumu ar vairākiem sadalījumiem, ko mēs apskatīsim Sadalīts grāmatojums. Šāda tipa grāmatojumā jūs pārvietojat naudas summu no vienas vietas uz vairākām. Jebkurā divkāršā ieraksta grāmatojumā, kopējai naudas summai, kas pārskaitīta no konta, ir jābūt vienādai ar kopā summu, kas pārskaitīta uz citu kontu.

Piemēram, jūsu bruto samaksa ir 1000 LVL, bet tikai 655 LVL no šīs summas ir iemaksāta jūsu norēķinu kontā. Atlikušie 345 LVL tiek sadalīti starp jūsu atskaitījumiem, nodokļiem un valsts nodevām. Kā jūs to uzskaitīsiet Gnucash?

Pirmkārt, jums vajadzētu izveidot kontu bruto ienākumiem (alga), norēķinu kontu, un kontu katram no atskaitījumiem (sk. 3.& nodaļu). Tad jūs ievadiet grāmatojumu 1000 LVL pārvietošanai no algas konta uz citiem kontiem: norēķinu konts, valsts nodokļi, medicīniskā apdrošināšana, sociālās apdrošināšanas iemaksas un valsts/pašvaldību nodevas. Tā kā šis ir divkāršā ieraksta grāmatojums, kopējai summai, kas pārlikta uz šiem pieciem kontiem ir jābūt vienādai ar sākotnējiem 1000 LVL kopā, kas nāk no ieņēmumu konta. Šāda veida grāmatojumus apskatīsim sīkāk 4.& nodaļā, tas izskatās tā:

IMAGE-5

Šajā attēlā redzams ievadīts datums, apraksts un pārskaitījuma konts ar algas iemaksu 1000 LVL no darba devēja. Tālāk tas ir pārvērsts sadalītā grāmatojumā uz norēķinu kontu, valsts nodokļi, medicīniskā apdrošināšana, sociālās apdrošināšanas iemaksas un valsts/pašvaldību nodevas.

Galvenais princips, kas ir jāatceras, ka katram grāmatojumam ir vismaz divas daļas, un kopējai summai, kas pārskaitīta no kontu kopuma ir jābūt vienādai ar kopā summu, kas pārskaitīta uz citu kontu kopumu. Kad grāmatojumā pārnes vienādu summu no vieniem kontiem uz citiem, tad šāds grāmatojums ir līdzsvarots jeb balansēts. Gnucash divkāršā ieraksta uzskaitē jūs vēlaties, lai visi jūsu darījumi būtu līdzsvarā.

Kāpēc tas jums ir svarīgi? Ja visi jūsu grāmatojumi ir līdzsvarā, tad visa jūsu nauda ir uzskaitīta. Gnucash ir reģistrējis, no kurienes šī nauda atnākusi, un kur tā ir izmantota. Saglabājot visu kontu nosaukumus, kas iesaistīti grāmatojumos, jūs sniedzat datus, ko var sašķirot un vēlāk aplūkot pārskatu veidlapā. Pārskati ļauj jums redzēt, piemēram, cik daudz naudas jūs nopelnījāt par gadu, kur tā visa ir izlietota, kāda ir jūsu neto vērtība, un kādi varētu būt jūsu nodokļi par šo gadu. Jo vairāk informācijas jūs nodrošināt ievadot grāmatojumu, jo detalizētāka būs jūsu atskaite.

Grāmatvedības terminoloģija

Grāmatveži izmanto terminus debets un kredīts, lai aprakstītu to, vai nauda tiek pārskaitīta uz  vai no konta. Ja naudu pārskaita uz kontu, to reģistrē debeta ailē, kas vienmēr atrodas kreisajā pusē. Ja naudu pārskaita no konta, to reģistrē kredīta ailē, kas vienmēr atrodas labajā pusē. Nauda vienmēr iziet no viena konta labās kolonnas uz cita konta kreiso kolonnu.

Galvenais grāmatvedības noteikums ir: katra grāmatojuma kopā debeti ir vienādi ar kopējiem kredītiem. Tas ir tikai vēl viens veids divkāršā ieraksta noteikumu atkārtošanai, ka naudai katrā grāmatojumā, kas pārskaitīta no konta ir jābūt vienādai ar summu, kas pārskaitīta uz citiem kontiem.

Lai izmantotu Gnucash, jūs varat arī neizmantot šos terminus - debets un kredīts. Gnucash uzskaites reģistra noklusējumā ir vienkārši kolonnu nosaukumi, kā iemaksāts un izņemts. Ja jums tie šķiet ērtāki, varat lietot tos. Ja vēlaties kredītu un debetu likt virsrakstos, tos var izdarīt, izmantojot grāmatvedības uzskaites uzrakstus no izvēlnes Labot -> Preferences (skat. Preferenču iestatīšana).