Šī ir dokumenta darba versija! Pamanītās kļūdas varat labot šajā dokumentā vai ierakstīt komentāros dokumenta beigās.

1 Iepirkšanas pārvaldība

Ievads

Iepirkšanas pārvaldība ļauj veikt darbības sākot ar nepieciešamo preču pieprasīšanu līdz to piegādei un apmaksai.

Iepirkšanas pārvaldība cieši saistīta ar noliktavu, finanšu, projektu un pakalpojumu pārvaldību.

Pieprasījums

Lietotāji var uzsākt iepirkumu plūsmu, ievadot pieprasījumus pirms iepirkšanas pasūtījumiem. Tas ļauj skaidri nodalīt funkcijas un pienākumus starp:

Pieprasītāju, kas izsaka preču vai pakalpojumu vajadzību, izmantojot pieprasījumu.
Iepirkumu speciālistu, kurš izvēlas vispiemērotāko piegādātāju, pamatojoties uz organizācijas stratēģiskajiem iepirkuma mērķiem un izveido iepirkšanas pasūtījumu, vai nu manuāli vai automātiski, balstoties uz darījumu noteikumiem.

Iepirkšanas pasūtījums (IP)

"Iepirkšanas pasūtījums" ir dokuments, kas specificē preces un / vai pakalpojumus pasūtītus no norādītā piegādātāja, kā arī cenas, noteikumus un nosacījumus. Iepirkšanas pasūtījumi parasti tiek piegādāti saskaņā ar līgumiem ar piegādātāju, norādot apmaksas noteikumus, piegādes datumus, preču identifikāciju, daudzumus, pārvadājuma noteikumus un citas saistības un nosacījumus.

"Iepirkšanas pasūtījumu" var ievadīt manuāli vai viegli radīt, kopējot citu iepirkšanas pasūtījumu. Automatizētā metode pārveido priekšlikumus no MRP "Iepirkumu plāna" par iepirkšanas pasūtījumiem.

Iepirkšanas pasūtījuma atribūti

Dokumenta numurs:

"Dokumenta numurs" iepirkšanas pasūtījumam, var tikt automātiski izveidots vai aizpildāms manuāli, ja ir tāda vajadzība.

Pasūtījuma atsauce:

ārējais piegādātāja atsauces numurs.

Cenrādis:

iepirkšanas pasūtījumam var tikt izvēlēts īpašs piegādātāja "Cenrādis", kas attieksies uz visām iepirkšanas pasūtījuma rindām.

Dokumenta statuss:

statusus, var izvēlēties, lai norādītu, kādā iepirkuma stadijā patlaban atrodas iepirkšanas pasūtījums. Piemēram: "Melnraksts", "Nav akceptēts", "Procesā", "Pabeigts", "Aizvērts" u.c.

Apmaksas veids:

norāda ar pasūtījumu saistīta rēķina apmaksas metodi. Piemēram: , "Maksājuma uzdevums", "Skaidra nauda", "Kredītkarte", "Čeks", "Parādzīme", u.c.

Apmaksas termiņš:

"Apmaksas termiņš" tiek noteikts, lai norādītu, kādā datumā rēķins ir jāapmaksā. Bez minētajiem, "Iepirkšanas pasūtījums" norāda daudzus citus atribūtus, piemēram:

kādām precēm jābūt iepirktām
piegādātāja nosaukums
pasūtījuma daudzums
cenas precēm
kad preces tika pasūtītas
kad preces apsolīja piegādāt
kādā noliktavā preces jāsaņem
kam un kur ir jāsaņem rēķins
kādi nodokļi jāpiemēro
kādam projektam preces ir vajadzīgas
"Iepirkšanas pasūtījums" norāda "Kopā summu" (summa par pasūtījumu bez nodokļu summas) un "Kopsummu" (summa par pasūtījumu ieskaitot nodokļus).

Preču saņemšanas pavadzīme

"Saņemšanas pavadzīme" ir dokuments, kas apliecina preču saņemšanu no piegādātāja.

"Saņemšanas pavadzīmi" var izveidot vai nu manuāli, vai automātiski. Automātiskā metode var radīt "Saņemšanas pavadzīmi", pamatojoties uz "Iepirkšanas pasūtījumu" vai "Piegādātāja rēķinu".

Vairāki iepirkšanas pasūtījumi var tikt kopēti uz vienu saņemšanas pavadzīmi.

"Piegādātāja rēķins", var tikt izveidots automātiski no "Saņemšanas pavadzīmes".

Preču saņemšanas atribūti

Kustības datums: norāda datumu, kad prece ir pārvietota uz krājumiem, saņemot to no piegādātāja "Iepirkšanas pasūtījuma" rezultātā.
Nodalījums: vieta noliktavā, kur prece, kas tika saņemta no piegādātāja tiks uzglabāta.
Atribūtu kopas vērtība: precēm, kuras ir iepirktas var būt dažādi atribūti, piemēram, izmēri un krāsas.

Saistība ar Noliktavas pārvaldību

Kad "Saņemšanas pavadzīmes" dokuments ir izveidots un pabeigts, preces krājumu atlikumu daudzums ir atjaunots.

Piegādātāja rēķins

"Piegādātāja rēķins" ir dokuments, kurā aprakstīta parāda summa un izteikts pieprasījums to apmaksāt, kā arī dots piegādātāja piegādāto preču uzskaitījums. Tas ļauj pirms maksājuma veikšanas pārbaudīt, vai norādītā naudas summa ir pareiza un taisnīga, piemēram, vai tā atbilst naudas summai, par ko puses iepriekš vienojušās, vai pareizi aprēķināts PVN.

"Piegādātāja rēķinu" var izveidot vai nu manuāli, vai automātiski. Automātiskā metode izveido "Piegādātāja rēķinu", pamatojoties uz "Iepirkšanas pasūtījumu" vai "Saņemšanas pavadzīmi".

Ir arī iespējams kopēt no cita esoša rēķina.

"Saņemšanas pavadzīmi", var automātiski izveidot no "Piegādātāja rēķina".

Saistība ar Finanšu pārvaldību: Maksājuma parāds

"Maksājuma parāds" tiek automātiski izveidots saskaņā ar apmaksas un rēķina noteikumiem, kas ir definēti piegādātājam un ar "Piegādātāja rēķina" summu. Tādējādi, ja "Piegādātāja rēķins" ir pabeigts, grāmatvedība tiek atjaunota automātiski.

Piemērs

Jānis zina, ka divu nedēļu laikā jāsākas C produkta ražošanai, bet krājumā ir nepietiekami daudz izejvielu A un B.
Viņš atver "Pieprasījuma" logu un rada jaunu pieprasījumu. Nav nepieciešams iekļaut papildu datus galvenē, jo Dokumenta numurs ir automātiski izveidots.
- Viņš izveido rindu precei A, nosaka izpildes datumu kā dienu, pirms kuras sākas ražošana un aizpilda vēlamo daudzumu. Viņš to pašu izdara ar preci B.
- Pēc visu preču ievietošanas, viņš pabeidz pieprasījumu.
Marija pārskata visos tikko ieradušos pieprasījumus un redz, ka ir izveidots jauns.
- Pēc visu pieprasījumu pārbaudes, viņa noklikšķina "Izveidot iepirkšanas pasūtījumus" pogu un vada procesu.
- Procesa beigās ar ziņojumu, norāda izveidoto iepirkšanas pasūtījumu numurus. Tad sistēma aizver pabeigtos pieprasījumus.
Marija pārlūko jaunizveidotos iepirkšanas pasūtījumus un pārbauda tos.
- Viņa redz, ka par preci A var saņemt atlaidi, iegādājoties nedaudz lielāku daudzumu, tāpēc viņa atgriež IP atpakaļ "Melnraksta stāvoklī" un izmaina preces daudzumu, lai iegūtu vēlamo atlaidi.
Pēc pāris nedēļām piegādātājs nosūta preces un Miķelis noliktavā ievada saņemšanas pavadzīmi, lai dokumentētu, kādas preces ir pienākušas, un krājumi tiek atjaunināti (Noliktavas pārvaldība).
Miķelis arī izveido piegādātāja rēķinu, pamatojoties uz rēķinu, ko piegādātājs atsūtījis. Pabeidzot piegādātāja rēķinu, tiek izveidots maksājuma parāds, lai brīdinātu grāmatvedību, ka piegādātājam ir jāapmaksā (Finanšu pārvaldība).
Pēc tam, kad visas preces ir saņemtas, Marija aizver iepirkšanas pasūtījumu.

Datu analīzes rīki

Datu analīzes rīki (Business Intelligence (BI)) sastāv no plašas kategorijas lietojumprogrammām un tehnoloģijām datu savākšanai, uzglabāšanai, analizēšanai un piekļuves nodrošināšanai, lai palīdzētu lietotājiem pieņemt labākus darījumu lēmumus.

BI lietotnes ietver lēmumu atbalsta sistēmu, vaicājumu un pārskatu, statistiskās analīzes, prognozēšanas un datizraces rīkus.

Vairuma pārskatu konfigurācija ir daudzdimensiju. Lietotājs var izvēlēties, kāda veida informāciju izmantot, lai grupētu un filtrētu rezultātus.

Arī salīdzinošu analīzi var veikt, piemēram, skatoties iepirkšanas tendences par laika periodu (piemēram, vienu gadu) vai par to pašu periodu iepriekšējos gados. Pārskatus var apskatīt HTML vai PDF formātā.

Iepirkšanas dimensionāls pārskats

Šis pārskats parāda, reģistrētos iepirkšanas pasūtījumus par izvēlēto laika periodu. Ar šo pārskatu ir iespējams parādīt, no kura piegādātāja ir iepirkts visbiežāk un kādas preces ir nopirktas par izvēlēto laika periodu. Parametri šim pārskatam ir filtri: datumiem, "Piegādātājiem", "Precēm".

Salīdzinošs pārskats var tikt palaists, lai salīdzinātu datus starp diviem dažādiem datumu diapazoniem. Var izvēlēties, arī pārskata rezultātu grupēšanu.

Preču saņemšanas dimensionāls pārskats

Līdzīgs "Iepirkšanas dimensionālam pārskatam", bet attiecās uz preču saņemšanu.

Piegādātāja rēķinu dimensionāls pārskats

Līdzīgs "Iepirkšanas dimensionālam pārskatam", bet attiecās uz piegādātāja rēķiniem.

Iepirkšanas pasūtījumu pārskats

Šis pārskats parāda visu iepirkšanas pasūtījumu sarakstu grupētu pa piegādātājiem. Pārskats var būt filtrēts par laika diapazonu, "Noliktavu", "Projektu", un "Darījuma partneri".

Piegādātāja rēķinu pārskats

Līdzīgs "Iepirkšanas pasūtījumu pārskatam", pielietojot tos pašus filtrus, bet attiecās uz "Piegādātāja rēķiniem".