14.1. Pamatjēdzieni

Algu izmaksas saraksts ir finanšu ieraksti par darbinieku darba algām, “tīro” jeb neto algām, apmaksātiem atvaļinājumiem un atvilkumiem. Algu izmaksas sarakstu veido jebkas, kas attiecas uz naudas izdevumu vai citādu labuma sniegšanu darbiniekam. Algu izmaksas saraksta sastādīšana ir viens no sarežģītākajiem uzdevumiem grāmatvedībā, jo ir iesaistīti daudz dažādu kontu, cilvēku, iestāžu.

Algu sarakstu parasti grāmato kā izdevumus. Dažreiz grāmatveži dažus algu saraksta izdevumus grāmato kā īstermiņa saistību kontā. Parasti tā rīkojas ar algu izmaksu saistītiem nodokļiem, kurus drīkst apmaksāt citreiz nevis tad, kad maksā darbiniekam algu. Piemēram, darbiniekam var maksāt algu reizi divās nedēļās, bet nodokļus – reizi mēnesī. Šajā nodaļā ir aprakstīta metodika, kur izmaksājamo algu iegrāmato tūlītējai izmaksai, bet nodokļus iegrāmato saistību kontos.

14.2. Kontu izveidošana

Izveidojot algu saraksta kontus, jāievēro vietējie nodokļu likumi. Pasaulē ir ļoti daudz dažādi veidi kā nosaka ar algu izmaksām saistītus nodokļus. Šī nodaļa apraksta ļoti vienkāršu algu saraksta kontu struktūru. Jums to būs iespējams pielāgot sava algu saraksta kontu struktūrai. Pieņemsim, ka jums ir jāmaksā divi nodokļi, Nodoklis1 un Nodoklis2 un ka katrs no tiem satur darbinieka un darba devēja daļu. Darbinieka alga un šie divi nodokļi ir izdevumu konti. Nodokļa daļas ir saistību konti. Nodokļu saistību konti ir konti, kur jūs uzkrājat nodokļus par visiem jūsu darbiniekiem. Nodokļi tiek samaksāti vēlāk noteiktai valsts iestādei. Vienkārša algu saraksta kontu struktūra:

• Aktīvi
  • Norēķini konti bankā
• Saistības
  • Nodoklis1 (īslaicīgs uzglabāšanas konts)
  • Nodoklis2 (īslaicīgs uzglabāšanas konts)
• Izdevumi
  • Algas
  • Nodoklis1
  • Nodoklis2 

14.3. Algu saraksta apstrādes process

Gnucash sistēmā nav integrēts algu izmaksas saraksts. Ar Gnucash sistēmu var izsekot jūsu algu saraksta izdevumiem, bet jums pašam ir jāizveido algu saraksta apstrādes process un jāveic aprēķini ārpus Gnucas sistēmas, piemēram izklājlapu redaktorā. Šajā nodaļā ir aprakstīts viena no iespējām kā veidot algu saraksta apstrādes procesu. Jūs varat izmantot doto piemēru, lai veidotu savu apstrādes procesu.

1. solis: Izveidot atvilkumu sarakstu

Pirmais solis algu saraksta izveides procesā ir izveidot sarakstu katram darbiniekam ar visiem iespējamajiem nodokļiem un citiem atvilkumiem no algas. Katru aprēķinu jāveic, izmantojot definīcijas un formulas. Kad vienreiz aprēķins ir izveidots, tad tas saglabājas līdz mainās likumdošana.

Piedāvātajā scenārijā saraksts varētu izskatīties šādi:

• DŅ_BRUTO_ALGA – Darbinieka bruto alga
• DŅ_Nodoklis1 – darbinieka daļa Nodoklim1 (X% no DŅ_BRUTO_ALGA)
• DŅ_Nodoklis2 – darbinieka daļa Nodoklim2 (X% no DŅ_BRUTO_ALGA)
• DD_Nodoklis1 – darba devēja daļa Nodoklim1 (X% no DŅ_BRUTO_ALGA)
• DD_Nodoklis2 – darba devēja daļa Nodoklim2 (X% no DŅ_BRUTO_ALGA)

Ievietojiet formulas katra atvilkuma aprēķinam. Dažreiz formulas ir diezgan sarežģītas. Ievērojiet, ka jūs varat izrēķināt dažas interesējošās vērtības, izmantojot augstākminētās definīcijas. Piemēram, kopējie darba devēja izdevumi: DŅ_BRUTO_ALGA + DD_Nodoklis1 + DD_Nodoklis2

2. solis: Izveidot grāmatojumu karti

Kad jūs ierakstāt Gnucash sistēmā algu sarakstu, dariet to ar sadalīto grāmatojumu. Sadalītajā grāmatojumā aizpilda attiecīgos izdevumu un saistību kontus. Ja vēlāk ir nepieciešams apskatīt grāmatojuma detaļas, tad sadalīto grāmatojumu atver un apskata, Izmantojot iepriekš izveidoto atvilkumu sarakstu, izveido darbiniekam sadalītā grāmatojuma karti. Katrs saraksta elements tiek piesaistīts Gnucash sistēmas kontam.

Tabula 14.1. Grāmatojuma karte

Ievērojiet, ka DD_Nodokļa1 un DD_Nodokļa2 daļas ir iegrāmatotas abos kontos: gan saistību, gan izdevumu kontos. Darba devēja daļa katram nodoklim ir iegrāmatota algu saraksta izveides laikā, bet paliek kā saistības, kamēr nodoklis ir spēkā.

3. solis: Samaksāt darbiniekam

Ejiet uz kontu, no kura maksāsiet darbiniekam, piemēram, Aktīvi: Norēķinu konti bankā. Atveriet sadalīto grāmatojumu un ievadiet patiesās vērtības, izmantojot kā ceļvedi augstāk izveidoto grāmatojumu karti. Atkārtojiet to visiem darbiniekiem.

4. solis: Samaksāt valstij

Pēdējais solis algu apstrādes procesā ir samaksāt nodokļus valstij. Saistību kontos ir iegrāmatoti nodokļi vairākām valsts iestādēm, un periodiski jums ir jānorēķinās ar valsti. Lai to izdarītu, ievadiet 2 kontu grāmatojumu (piemēram, jūsu norēķinu konts bankā un saistību nodokļu konts). Grāmatojums ir starp jūsu norēķinu kontu bankā un saistību nodokļu kontu, izdevumu konti nav iesaistīti. Izdevumu konti ir izmantoti (palielināta to vērtība) tad, kad nodokļi ir ierakstīti saistību kontā.